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Quelles sont les limites entre la fiche de paie dématérialisée et le RGPD?

Télécharger le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité – JORF n°0294 du 18 décembre 2016 – texte n° 49.

A compter du 1er janvier 2017, l’employeur peut dématérialiser le bulletin de paie sous condition que le salarié donne son accord.

Les fiches de paie émises sous forme électronique peuvent être consultées par le salarié via le service en ligne associé au compte personnel d’activité CPA . Attention! les bulleti

loi rgpd bulletin de paye

ns de paye ne sont pas stockés dans le CPA.

Décret_n°2016-1762_du_16_décembre_2016_version_initiale

le e-bulletin de paie est soumise à certaines conditions : suivant la loi travail article 54 : l’employeur doit cumuler les 4 conditions suivantes sous peine d’une amende pouvant aller jusqu’à 450 € pour les personnes physiques et 2 250 € pour les personnes morales.

  • le bulletin de paye dématérialisé doit être disponible
  • accessible
  • intégralement dématérialisé et non modifiable
  • confidentiel et respect de la loi RGPD

RGPD et la fiche de paye :

Le 25 mai 2018, le règlement européen est entré en application. De nombreuses formalités auprès de la CNIL disparaîssent. En contrepartie, la responsabilité des organismes est renforcée. Ils doivent désormais assurer une protection optimale des données à chaque instant et être en mesure de la démontrer en documentant leur conformité.

ETAPE 1

DÉSIGNER UN PILOTE

DÉSIGNER UN PILOTE

Pour piloter la gouvernance des données personnelles de votre structure, vous aurez besoin d’un véritable chef d’orchestre qui exercera une mission d’information, de conseil et de contrôle en interne : le délégué à la protection des données. En attendant 2018, vous pouvez d’ores et déjà désigner un « correspondant informatique et libertés », qui vous donnera un temps d’avance et vous permettra d’organiser les actions à mener.

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ETAPE 2

CARTOGRAPHIER

CARTOGRAPHIER VOS TRAITEMENTS DE DONNÉES PERSONNELLES

Pour mesurer concrètement l’impact du règlement européen sur la protection des données que vous traitez, commencez par recenser de façon précise vos traitements de données personnelles. L’élaboration d’un registre des traitements vous permet de faire le point.

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ETAPE 3

PRIORISER

PRIORISER LES ACTIONS À MENER

Sur la base de votre registre, identifiez les actions à mener pour vous conformer aux obligations actuelles et à venir. Priorisez ces actions au regard des risques que font peser vos traitements sur les droits et les libertés des personnes concernées.

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ETAPE 4

GÉRER LES RISQUES

GÉRER LES RISQUES

Si vous avez identifié des traitements de données personnelles susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées, vous devrez mener, pour chacun de ces traitements, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).

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ETAPE 5

ORGANISER

ORGANISER LES PROCESSUS INTERNES

Pour assurer un haut niveau de protection des données personnelles en permanence, mettez en place des procédures internes qui garantissent la prise en compte de la protection des données à tout moment, en prenant en compte l’ensemble des événements qui peuvent survenir au cours de la vie d’un traitement (ex : faille de sécurité, gestion des demande de rectification ou d’accès, modification des données collectées, changement de prestataire).

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ETAPE 6

DOCUMENTER

DOCUMENTER LA CONFORMITÉ

Pour prouver votre conformité au règlement, vous devez constituer et regrouper la documentation nécessaire. Les actions et documents réalisés à chaque étape doivent être réexaminés et actualisés régulièrement pour assurer une protection des données en continu.

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Bulletin de paie dématérialisé obligatoire 2019

Avec le coffre Digiposte de la Poste , écouter les avantages du stockage expliqués dans la vidéo suivante .

En bref, le bulletin de paye dématérialisé offre les avantages suivants:

  • économie pour le salarié et l’entreprise
  • disponibilité
  • rapidité
  • pérennité
  • efficacité

Le bulletin de paie dématérialisé : le coffre fort

l’expérience du Bulletin de Paie numérique avec le coffre-fort Digiposte (La Poste) chez AG2R La Mondiale et SNCF.

Bulletin de paie dématérialisé obligatoire 2018

bulletin de paye dematerialise.jpg

Des changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2018, ce qui permet désormais aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifié. Le nombre de lignes a été divisé par deux et les libellés sont désormais plus clairs, avec une nouvelle présentation des rubriques.

Le bulletin de paie numérique n’est pas concerné par la mise en œuvre de la nouvelle maquette devenue obligatoire pour tous les employeurs depuis le 1er janvier 2018.