Quand tu veux recruter quelqu’un, peu importe si c’est pour une journée ou pour dix ans, t’as pas le luxe de le faire à l’arrache. Tu dois être carré dès le départ. Avant même que la personne franchisse la porte de ton entreprise, y’a une étape que tu peux pas zapper : la DPAE. En clair, c’est la déclaration préalable à l’embauche. Une formalité qui arrive en tout premier dans la liste des obligations, et crois-moi, si tu la négliges, ça peut te retomber dessus sévère.
Dans ce guide, tu vas trouver tout ce qu’il faut savoir sans tourner autour du pot. On va voir ce que c’est exactement cette DPAE, pourquoi elle est importante, comment la faire, et surtout ce que tu risques si tu oublies de t’en occuper. Pas de discours creux. Du concret, des exemples clairs, des tableaux pour résumer, et les bons gestes à avoir pour que ton recrutement se passe sans accroc.
Table des matières
DPAE : à quoi ça sert vraiment ?
La DPAE, c’est pas juste un papier barbant qu’on remplit parce qu’on y est obligé. C’est une démarche légale essentielle qui te simplifie la vie. En envoyant un seul document à l’Urssaf, tu coches plusieurs cases en même temps. C’est un peu comme une déclaration tout-en-un. Elle se charge de prévenir les organismes concernés sans que tu aies à les contacter un par un.
Grâce à elle, tu t’occupes d’un seul coup de toutes les obligations liées à l’embauche. Pour toi, employeur, ça veut dire être enregistré auprès de la Sécurité sociale et automatiquement affilié à l’assurance chômage et au service de santé au travail. Pour le salarié, c’est pareil : son inscription à la Sécurité sociale est lancée, son examen médical d’embauche est prévu, et, s’il y a besoin, il est aussi affilié à une caisse de retraite complémentaire.
Autrement dit, ce document te fait gagner du temps et t’épargne de jongler avec plein de démarches séparées. C’est la première étape sérieuse quand tu décides d’embaucher quelqu’un, et elle est loin d’être accessoire.
Ce que la DPAE permet de faire :
| Obligations couvertes | Côté employeur | Côté salarié |
|---|---|---|
| Sécurité sociale | Immatriculation de l’employeur | Immatriculation du salarié |
| Assurance chômage | Affiliation automatique | |
| Santé au travail | Adhésion à un service de santé au travail | Demande d’examen médical d’embauche |
| Retraite complémentaire | – | Affiliation à la retraite complémentaire (cas spécifique) |
C’est donc un document central, qui t’évite de faire 15 démarches dans tous les sens.
Qui est concerné par la DPAE ?
Si tu embauches un salarié au sens du Code du travail, t’es concerné, peu importe :
- Le type de contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage…)
- La durée du contrat (même une journée)
- Le secteur d’activité
- Le nombre d’heures travaillées
Tu dois faire une DPAE, même si c’est un extra, un ancien salarié que tu reprends ou un jeune en stage conventionné avec gratification.
Cas où la DPAE n’est pas obligatoire :
| Tu es… | DPAE obligatoire ? |
|---|---|
| Particulier employeur (garde d’enfant…) | Oui. |
| Artisan, commerçant, entreprise | Oui. |
| Association embauchant un salarié | Oui (régime spécifique MSA). |
| Employeur agricole | Oui (régime spécifique MSA) |
Quand faut-il faire la DPAE ?
La règle est claire, et faut pas jouer avec : t’as une fenêtre bien précise pour envoyer la DPAE. Tu peux la faire jusqu’à 8 jours avant que la personne commence, mais surtout, tu dois l’avoir envoyée au plus tard un jour ouvré avant l’embauche. Pas le jour même. Pas après. Sinon, tu tombes dans l’illégalité, et là, ça rigole plus.
Si t’es en retard, c’est pas juste un oubli. C’est considéré comme du travail dissimulé, et ça peut te coûter cher. Des amendes lourdes, des poursuites, bref, des ennuis que t’as pas envie de connaître.
En gros :
- Si l’embauche est prévue pour demain (et qu’on est encore dans un jour ouvré), t’as encore une chance.
- Si l’embauche est aujourd’hui ou déjà passée, c’est trop tard.
- Si tu sais déjà quand la personne va commencer, fais la DPAE tout de suite. T’attends pas la dernière minute.
Agis tôt, évite les soucis.
Comment faire la DPAE en ligne ?
Aujourd’hui, plus besoin d’envoyer des papiers par La Poste. Tout se fait en ligne, en quelques clics.
Deux plateformes possibles :
| Plateforme | Avantages |
|---|---|
| net-entreprises.fr | Interface complète, déclaration multi-salariés |
| urssaf.fr | Rapide, accès simplifié, guidé pas à pas |
Il suffit de créer un compte, de renseigner ton numéro SIRET, puis de remplir les infos du salarié (nom, prénom, numéro sécu, poste, type de contrat…).
Que se passe-t-il si tu oublies la DPAE ?
Là, on entre dans le dur. Omettre cette déclaration, ce n’est pas juste une erreur administrative. C’est carrément vu comme une tentative de tricher. Officiellement, on parle de travail dissimulé.
Et les conséquences ? Pas légères du tout :
- Une amende qui peut grimper jusqu’à 7 500 €… par salarié concerné.
- L’Urssaf peut te demander de payer toutes les cotisations que t’aurais dû verser, avec les intérêts qui vont avec.
- Si l’histoire prend une tournure grave — genre fraude organisée — tu peux risquer jusqu’à 3 ans de prison.
- En plus, t’es rayé des listes pour recevoir des aides publiques.
L’Urssaf surveille ce genre de trucs de près. Une simple vérification peut tourner au cauchemar si t’as rien fait dans les règles. Donc, mieux vaut ne pas jouer avec le feu.
Quels outils simplifient la déclaration ?
Si tu bosses souvent avec des contrats courts, ou si t’es une petite boîte, tu peux utiliser des outils tout-en-un comme le Tese (titre emploi service entreprise). Ça gère pour toi la DPAE, la fiche de paie, les cotisations, etc.
Dispositifs simplifiés à connaître :
| Outil | Pour qui ? | Ce que ça fait |
|---|---|---|
| Gère embauche, paie, cotisations. | TPE, PME, artisans, commerçants | Système simplifié Urssaf pour gestion des salariés associatifs |
| Cesu | Particuliers employeurs | Déclaration simplifiée pour emploi à domicile |
| CEA (associations) | Associations sans expert-comptable | Système simplifié Urssaf pour gestion salariés associatifs |
Exemples concrets : comment faire ta DPAE ?
Cas 1 : une TPE embauche un serveur pour un événement
- L’événement a lieu samedi.
- L’embauche est prévue pour vendredi.
- La DPAE doit être faite au plus tard jeudi avant 23 h 59.
Tu te connectes sur Urssaf.fr, tu remplis la fiche du salarié, tu valides. C’est instantané, t’es en règle.
Cas 2 : une association embauche un animateur pour 3 jours.
- Même principe : la DPAE se fait avant la première journée de travail.
- Si l’asso utilise le CEA, tout est géré sur leur espace dédié.
Les erreurs classiques à éviter
| Erreurs fréquentes | Conséquences possibles |
|---|---|
| Faire la DPAE le jour même | Non valide : considéré comme travail dissimulé |
| Oublier un salarié | Redressement URSSAF et sanction |
| Ne pas vérifier l’exactitude des infos | Retards d’affiliation, retours Urssaf |
| Confondre Tese et DPAE classique | Déclarations incomplètes |
En résumé, t’as plus vraiment d’excuse pour passer à côté de la DPAE. C’est une formalité rapide, mais essentielle. C’est ce qui pose les bases d’un recrutement propre et conforme à la loi. En ligne, ça te prend à peine dix minutes. Pas plus.
Alors autant le faire à temps, sur le bon site, avec les bonnes infos. Tu t’épargnes bien des tracas. Et si tu bloques ou si t’as un doute, n’hésite pas à contacter l’Urssaf. Ils sont là pour ça, et ça vaut mieux que de risquer une sanction pour une simple formalité oubliée.
C’est quoi une DPAE ?
Une déclaration à envoyer à l’Urssaf avant qu’un salarié commence. Elle regroupe toutes les obligations d’embauche : sécu, chômage, médecine du travail, etc.
Qui doit la faire ?
Tout employeur, sauf les particuliers (comme les nounous à domicile). Si tu bosses avec une agence d’intérim, c’est elle qui gère.
Quand la faire ?
Au plus tôt 8 jours avant. Au plus tard, 1 jour ouvré avant que le salarié arrive. Le jour même, c’est déjà trop tard.
Je peux faire ma DPAE où ?
En ligne, super simple, soit sur :
net-entreprises.fr
urssaf.fr
