Bulletin paie : une nouvelle embauche ? Obligations et rappels à ne pas oublier

Personnel salarié : je vais embauché du personnel . Quelles sont les démarches à suivre et les obligations à ne pas oublier ?

1/ LA DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE :

Avant toute embauche, il est obligatoire d’adresser à l’URSSAF, « une déclaration préalable à l’embauche », par fax ou par Internet (www.due.urssaf.fr), en retour il est adressé par l’URSSAF, un accusé réception que vous devez impérativement conserver et nous transmettre pour créer la fiche de l’employé.

2/ LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL :

En tant qu’employeur vous devez obligatoirement posséder sur les lieux de votre activité un registre à jour d’entrées et sorties du personnel, y compris les stagiaires (en aucun cas ce registre ne peut être tenu à l’extérieur, et donc par notre cabinet).

3/ AFFICHAGE ET INFORMATIONS : (liste non exhaustive)

• Les horaires de travail et consignes de sécurité doivent être affichés
• Le nom de l’Inspecteur du Travail chargé du contrôle de votre entreprise,
• Interdiction de fumer sur les lieux de travail : L’employeur est tenu de faire respecter cette prescription par un affichage spécial (www.tabac.gouv.fr)
• Dispositions pénales interdisant les discriminations au travail.
• le texte de l’article 222-33-2 du code pénal sur le harcèlement moral.
• le texte de l’article 222-33 du code pénal sur le harcèlement sexuel.
• Information des salariés sur les risques pour leur santé et leur sécurité.
• Concernant les contrats de retraites art.83 et prévoyance santé, une fiche spécifique doit être établie et conservée par l’employeur et émargé par tous les salariés concernés.

4/ LE SALARIE :

• Avant toute embauche, vous devez vous assurer que votre employé est :

soit de nationalité française, soit titulaire d’une carte de séjour pour les ressortissants d’un état membre de l’U..E., soit titulaire d’un titre unique de séjour et d’une autorisation de travail pour les autres

• Un contrat de travail selon les usages et prescriptions de votre activité doit être établi au profit de votre salarié.
• Si votre employé ne possède pas de n° de S.S. vous devez remplir l’imprimé « demande d’immatriculation » cerfa       12044*01
• Faire une copie de sa carte vitale et d’une pièce d’identité

5/ INFORMATIONS SUR LE BULLETIN DE SALAIRE :

• Le bulletin de salaire doit comporter le type d’emploi, la catégorie et le coefficient (en référence à la convention collective)
• Vous avez l’obligation de prendre en charge les frais de transport des salariés (dans certaines limites) et le faire figurer sur le bulletin de paye.

6/ AUTRES OBLIGATIONS ET CONTRAINTES :

• Affiliation obligatoire à la Médecine du Travail.
• Le salarié doit être régulièrement convoqué à une visite médicale (y compris lors de l’embauche). Les fiches d’aptitude doivent être conservées 5 ans.
• Après un arrêt de travail pour maladie supérieur à 21 jours, votre salarié doit passer une visite médicale de reprise.
• La Convention Collective applicable dans l’entreprise doit être tenue à disposition de tout le personnel par l’employeur

• Attention si vous avez franchi le seuil de 10 salariés, vous devez procéder à l’organisation d’élection d’un délégué du personnel. L’absence de cette formalité est lourde de conséquences dans de nombreux cas notamment en matière de licenciement, intéressement, chômage partiel etc…      

• Les entreprises de 20 salariés et plus sont tenues d’établir un règlement intérieur, qui doit être affiché dans l’entreprise.

• Toutes les entreprises sont tenues de matérialiser et de consigner dans un document « unique » une évaluation des risques professionnels liés au travail de ses salariés et le tenir à disposition de ses salariés.

• Avec tout contrat CDD, vous avez l’obligation de remettre au salarié un document spécial relatif à la formation professionnelle (B.I.A.F).
  

7/ COMPTE PERSONNEL DE FORMATION

• Depuis le 1er janvier 2015, le Compte personnel de formation (CPF) s’est substitué au DIF qui, depuis cette date a cessé d’exister. Les droits acquis au titre du DIF (20 h par an) au 31 décembre 2014, et non consommés, peuvent être utilisés dans le cadre du nouveau CPF jusqu’au 31 décembre 2020. Ce solde d’heures DIF non consommées vous a été communiqué par le cabinet (attestation de droits au DIF), il incombe au titulaire de ces droits d’inscrire son solde d’heures DIF dans l’espace personnel sécurisé qu’il aura créé sur le site dédié au CPF. On trouvera également sur ce site une présentation détaillée de ce nouveau dispositif http://www.emploi.gouv.fr/dispositif/compte-personnel-formation-cpf

8/ PREVENTION DE LA PENIBILITE AU TRAVAIL

• Toute entreprise doit prévenir la pénibilité au travail, quelque soit sa taille, son statut juridique et ses activités. Lorsqu’un salarié est exposé à des facteurs de pénibilité au-delà de certains seuils, l’employeur doit établir une fiche individuelle d’exposition. Le salarié bénéficie alors d’un compte personnel de prévention de la pénibilité sur lequel il peut accumuler des points.

9/ CONSERVATION DES DOCUMENTS

• Un double des bulletins de salaires doit être conservé pendant 5 ans, nous vous recommandons cependant de les conserver indéfiniment.

10/ CONJOINT COLLABORATEUR

Le conjoint exerçant une activité non rémunérée dans l’entreprise familiale doit obligatoirement se déclarer au registre du commerce comme « conjoint collaborateur » et bénéficier ainsi d’une protection retraite.

Toutes les personnes intervenant dans une entreprise doit justifier de son statut vis à vis des services de la main d’œuvre.

11/ MUTUELLE

Lorsque la convention collective le prévoit, vous devez fournir au salarié le formulaire d’adhésion à la mutuelle groupe. (Obligation généralisée au 1/1/2016)