Un salarié ne s’est pas présenté à son poste sans prévenir, sans justificatif, et vous ne savez pas comment réagir ? L’absence au travail injustifiée, même si elle semble anodine au départ, peut rapidement poser problème. Elle soulève des questions légales et organisationnelles. Pour éviter toute mauvaise gestion ou conflit, il est essentiel d’agir avec méthode et de respecter les étapes prévues par le droit du travail. L’absence au travail injustifiée doit être traitée rapidement.
Table des matières
Quand parle-t-on d’absence injustifiée ?
Une absence est dite « injustifiée » quand un salarié ne vient pas travailler sans avoir eu l’accord préalable de son employeur et sans fournir, dans les délais imposés, un justificatif qui explique son absence. Ce type de situation n’est pas couvert par les règles prévues par le Code du travail pour les absences dites légitimes. Absence au travail injustifiée.
Il est important de comprendre que l’absence au travail injustifiée peut avoir des conséquences sur la productivité de l’entreprise et sur le moral des autres employés. Une gestion adéquate de l’absence au travail injustifiée est donc cruciale.
Pour que l’absence soit reconnue comme justifiée, l’employé doit :
- Soit avoir obtenu une autorisation au préalable (comme des congés payés, une journée de RTT…).
- Soit fournir un justificatif légal dans les délais requis, par exemple un arrêt de travail transmis dans les 48 heures ou une convocation à une obligation administrative.
Important à savoir : certaines absences sont automatiquement considérées comme légitimes, même si l’employeur n’a pas été informé à l’avance. C’est le cas notamment pour :
- L’exercice du droit de retrait en cas de danger grave et immédiat
- La participation à une grève légale
- Une absence liée à un accident du travail ou de trajet
- Un congé dû à un événement familial urgent (comme un décès)
Quelle procédure suivre en cas d’absence injustifiée d’un salarié ?
Étape 1 : Vérifier si l’absence peut être justifiée
Il est également nécessaire de mettre en place des mesures préventives pour minimiser les absences au travail injustifiées dans l’entreprise. Informer les salariés des conséquences de l’absence au travail injustifiée peut également aider.
Avant toute action, évitez de vous précipiter. Il est essentiel de vous assurer que l’absence ne repose pas sur un motif légitime. Certaines situations, comme une maladie, un accident ou un congé validé par un supérieur, peuvent expliquer l’absence sans qu’un justificatif ait encore été transmis.
Commencez donc par faire le point :
- Peut-être que le salarié a reçu l’accord d’un autre responsable.
- Il se peut aussi qu’un arrêt maladie soit en cours de transmission. Pour rappel, un salarié a 48 heures pour faire parvenir son arrêt de travail.
- En cas d’accident du travail ou de trajet, ce délai est réduit à 24 heures.
Même une absence d’un jour ne peut être jugée injustifiée tant que les délais pour fournir un justificatif ne sont pas passés. La loi est claire : un employé doit avoir la possibilité d’expliquer son absence dans les délais autorisés.
La gestion des absences au travail injustifiées doit être faite avec précaution, en respectant les droits de chaque salarié tout en assurant le bon fonctionnement de l’entreprise.
Prenez aussi en compte d’autres éléments possibles : difficultés familiales, fatigue mentale, conflits internes ou encore harcèlement. Ces facteurs peuvent peser dans la balance au moment de prendre une décision.
Étape 2 : Envoyer une mise en demeure
Si aucune explication n’est reçue et que le délai est écoulé, il est temps de formaliser la demande de justificatif. Cela passe par l’envoi d’un courrier de mise en demeure. Ce document informe le salarié de son obligation de fournir une justification pour son absence. Il doit aussi préciser les conséquences possibles si la situation reste sans réponse.
Ce courrier est à envoyer en recommandé avec accusé de réception, généralement entre le troisième et le cinquième jour d’absence, le temps de s’assurer que l’absence ne découle pas d’un arrêt légal.
Si le salarié ne répond pas, une seconde mise en demeure peut être envoyée. Pensez à vérifier si votre convention collective ou le règlement intérieur détaille une procédure particulière à respecter à ce stade.
Étape 3 : Étudier la réponse du salarié
Une fois le courrier envoyé, plusieurs scénarios peuvent se présenter :
L’absence au travail injustifiée, si elle est répétée, peut entraîner des sanctions plus sévères pour le salarié. Il est essentiel de suivre la procédure correctement pour gérer ces situations.
Dans le cas d’une absence au travail injustifiée, le dialogue entre l’employeur et le salarié doit être privilégié pour tenter de comprendre les raisons de cette absence.
- Le salarié transmet un justificatif valable (comme un certificat médical).
- Il fournit un document, mais celui-ci ne couvre pas l’ensemble de la période d’absence
- Il ne donne aucune réponse
En fonction de la réponse ou de l’absence de réponse, vous serez en mesure d’adapter votre décision : avertissement, entretien disciplinaire, voire lancement d’une procédure de licenciement si nécessaire.
À noter : des absences répétées ou non justifiées peuvent désorganiser profondément l’activité de l’entreprise. Il est donc important d’instaurer un dialogue pour mieux comprendre les causes de l’absentéisme et prévenir les situations à venir.
Comment appliquer une retenue sur salaire en cas d’absence injustifiée ?
Lorsqu’un salarié est absent sans justification valable, l’employeur peut procéder à une retenue sur salaire. Cette retenue doit être calculée avec précision, en tenant compte de la durée exacte de l’absence.
Deux méthodes sont possibles :
- Pour les salariés mensualisés, on applique généralement une retenue de 1/30ᵉ du salaire mensuel par jour d’absence. Si l’on préfère se baser uniquement sur les jours ouvrés, on peut utiliser un calcul par 1/22ᵉ.
- Pour plus de justesse, il est aussi possible de calculer la retenue en fonction des heures réellement non travaillées. Cela consiste à diviser le salaire mensuel par le nombre d’heures prévues pour le mois, puis à multiplier ce résultat par le nombre d’heures d’absence.
Seuls les éléments liés au temps de présence effectif, comme le salaire de base ou certaines primes, peuvent faire l’objet d’une retenue. Les avantages versés sur une base annuelle (13ᵉ mois, prime d’ancienneté, etc.) ne peuvent pas être réduits pour une absence isolée.
L’employeur doit être capable de justifier précisément le montant déduit, en lien direct avec le temps non travaillé.
Cas spécifique des apprentis : en cas d’absence non justifiée, l’entreprise peut réduire la paie de l’apprenti proportionnellement au nombre d’heures manquées. Toutefois, la rémunération ne doit jamais passer sous le montant du SMIC applicable à l’apprenti, selon son âge et son année de formation. En cas de récidive, il est nécessaire de prévenir le centre de formation (CFA).
Quelles sanctions peuvent être envisagées en cas d’absence injustifiée ?
En tant qu’employeur, vous avez le droit d’engager une action disciplinaire, mais ce choix doit être réfléchi. Il dépend notamment du comportement habituel du salarié, de son historique dans l’entreprise et de la durée de son absence.
Il est également important de noter que chaque situation d’absence au travail injustifiée doit être examinée au cas par cas pour déterminer les meilleures actions à entreprendre.
Si un salarié jusque-là irréprochable manque un jour de travail sans prévenir, vous ne réagirez pas de la même manière que pour un salarié régulièrement absent ou au comportement problématique. Une absence d’une journée n’aura pas le même poids qu’une semaine entière non justifiée.
Plusieurs options s’offrent à vous :
1. Le rappel à l’ordre
Dans certains cas, il peut être préférable de ne pas sanctionner tout de suite. Un simple rappel à l’ordre peut suffire. Cela permet de souligner que l’absence sans justification est inacceptable et que le salarié doit respecter les règles de l’entreprise. Ce rappel sert de mise en garde sans conséquence disciplinaire directe.
2. La sanction disciplinaire
Si le rappel à l’ordre ne vous semble pas adapté, vous pouvez opter pour une mesure disciplinaire :
Il est important de se rappeler que l’absence au travail injustifiée peut affecter non seulement la performance individuelle, mais aussi l’équipe dans son ensemble.
En cas de répétition d’absences au travail injustifiées, une évaluation de la situation doit être faite pour éviter toute ambiguïté sur les attentes professionnelles.
- L’avertissement : vous devez adresser un courrier au salarié au plus tard dans les deux mois suivant la découverte de l’absence. L’entretien préalable n’est pas obligatoire pour un avertissement. La lettre doit indiquer la date de l’absence et les raisons de la sanction.
- Le licenciement : si la situation le justifie, vous pouvez entamer une procédure de licenciement. L’absence injustifiée peut constituer une cause réelle et sérieuse de rupture du contrat. Cependant, elle ne sera pas toujours considérée comme une faute grave. Cela dépendra de la gravité des faits et du contexte.
Par exemple, un salarié qui ne revient pas après un congé sabbatique, ignore les courriers de l’employeur et reste silencieux peut être licencié pour faute grave. Mais ce n’est pas automatique.
Un suivi régulier des absences au travail injustifiées permet d’anticiper les problèmes et de prendre des mesures correctives en temps utile.
Il n’existe aucun délai imposé par la loi ou par la jurisprudence pour engager un licenciement. À vous de juger le moment opportun, sans précipitation, tout en veillant à ne pas laisser traîner une situation floue.
3. Respecter scrupuleusement la procédure
Si vous décidez de licencier, suivez la procédure en bonne et due forme :
Assurez-vous que tous les employés soient informés des politiques concernant l’absence au travail injustifiée afin qu’ils soient conscients des attentes de l’entreprise.
- Convocation à un entretien préalable
- Entretien disciplinaire
- Notification du licenciement par écrit
Toute erreur peut rendre la décision invalide et ouvrir la voie à une contestation par le salarié.
À noter : L’absence injustifiée entraîne une retenue sur salaire équivalente aux heures non travaillées. Pour éviter les erreurs, vous pouvez vous appuyer sur des modèles de bulletins de paie qui intègrent ce type de situation.
Enfin, il est crucial de rappeler aux salariés que l’absence au travail injustifiée peut avoir des répercussions non seulement sur leur propre carrière, mais aussi sur l’entreprise dans son ensemble.
Abandon de poste et démission automatique : ce qu’il faut savoir
Depuis la loi du 21 décembre 2022, suivie d’un décret publié le 17 avril 2023 et d’une décision du Conseil d’État rendue le 18 décembre 2024, un salarié qui abandonne son poste sans justification peut être considéré comme démissionnaire, à condition que certaines étapes aient été respectées.
Deux conditions doivent être réunies
- L’employeur doit envoyer une mise en demeure au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception, lui demandant de reprendre son poste et de justifier son absence. Ce courrier doit fixer un délai minimum de 15 jours calendaires à compter de sa présentation.
- Le salarié ne revient pas au travail dans le délai imparti, sans fournir de motif valable.
La mise en demeure doit mentionner clairement :
- Le délai précis pour reprendre le travail
- Le risque d’être considéré comme démissionnaire à l’issue de ce délai
- Les conséquences en cas d’absence de retour sans raison légitime
- La nécessité d’effectuer un préavis de démission
- Et le fait que la charge de la preuve d’un éventuel motif légitime revient au salarié
Licenciement ou présomption de démission : à vous de choisir
Selon le Conseil d’État, l’employeur reste libre de :
- Choisir la présomption de démission (si les conditions sont remplies)
- Ou enclencher une procédure de licenciement pour faute classique
Important : Si vous optez pour le licenciement, le salarié peut toucher le chômage. Tout dépendra du type de faute (simple, grave ou lourde) retenue et de l’évaluation de France Travail.
À retenir : Vous n’avez pas à lancer une procédure de licenciement si vous suivez correctement la procédure de présomption de démission. En revanche, une erreur ou un manquement pourrait entraîner une requalification par les prud’hommes, qui pourraient considérer la rupture comme un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Absence injustifiée pendant la période d’essai
Durant la période d’essai, une absence non justifiée peut suffire à rompre le contrat immédiatement. L’essai est justement là pour évaluer la présence et l’implication du salarié.
Dans ce cas :
- Aucun délai de prévenance n’est requis
- La rupture doit mentionner clairement l’absence injustifiée comme motif
Le salarié reste éligible aux allocations chômage puisque c’est l’employeur qui est à l’initiative de la rupture.
Vérifiez tout de même que l’absence n’est pas justifiée, notamment si un arrêt maladie a pu être transmis dans le délai légal de 48 heures. Aussi, la période d’essai peut être prolongée si l’absence est justifiée (maladie, congé…), sauf si elle découle d’un manquement de l’employeur.
Comment prévenir les absences injustifiées
Une bonne prévention passe d’abord par une communication claire et des procédures solides. Voici les indispensables :
- Un système simple pour signaler une absence
- Des règles communiquées dès l’intégration du salarié
- Des interlocuteurs RH clairement identifiés pour toute question
Bon à savoir : Une gestion digitale des demandes d’absence, avec un circuit de validation rapide, aide à limiter les absences non déclarées.
Enfin, le rôle du manager ne se limite pas à vérifier la présence. Il doit aussi maintenir le dialogue, repérer les signes de mal-être et organiser, si besoin, des entretiens de retour après une absence. Cela permet souvent de désamorcer des situations avant qu’elles ne se répètent.
En résumé, face à une absence injustifiée, mieux vaut d’abord chercher à comprendre avant de sanctionner. Beaucoup de situations trouvent une solution dans l’écoute et la discussion.
