La note de frais est un document incontournable en entreprise, permettant aux employés et aux dirigeants d’obtenir le remboursement des dépenses engagées dans un cadre professionnel. Ces frais peuvent inclure des repas, des déplacements, ou encore l’achat de matériel nécessaire à l’activité.
Bien qu’aucune mise en forme spécifique ne soit exigée, leur gestion doit répondre à des obligations strictes en matière fiscale, sociale et comptable. Une mauvaise organisation ou un non-respect des règles peut entraîner des complications, telles que des redressements fiscaux ou des refus de remboursement.
L’entreprise doit donc mettre en place un processus clair pour la soumission et la validation des notes de frais. La conservation des justificatifs et l’application de plafonds de remboursement sont aussi essentielles pour éviter les abus et garantir une gestion efficace. Une politique bien définie permet de simplifier ce processus et d’assurer une transparence dans les remboursements.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une notes de frais ?
Une note de frais est un document rédigé par un salarié ou un dirigeant d’entreprise pour déclarer les dépenses engagées à titre personnel dans le cadre de son activité professionnelle, en vue d’obtenir un remboursement.
Exemples de frais concernés :
- Frais de déplacement : indemnités kilométriques (différentes de la prime de déplacement).
- Frais de repas : dépenses engagées lors de repas professionnels.
- Frais d’hébergement : nuitées lors de déplacements.
- Frais d’abonnement : téléphone, internet, etc.
- Frais liés au télétravail.
Astuce : Si vos employés effectuent des dépenses régulières pour leur travail, une carte bancaire d’entreprise peut simplifier leur gestion.
Toutefois, toutes les entreprises ne sont pas concernées par les notes de frais. Par exemple, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels, car leur régime fiscal applique un abattement forfaitaire sur leur chiffre d’affaires, sans prendre en compte leurs charges réelles.
Bon à savoir :
Les bénévoles d’une association loi 1901 peuvent être remboursés de leurs frais, à condition que cela ne soit pas assimilé à un salaire déguisé. Il est conseillé de suivre les barèmes fiscaux (frais kilométriques, hébergement, etc.) et de préciser sur la note de frais le nom du bénévole, la mission, la date, le lieu du déplacement et le montant. Ce document doit être signé par le bénévole et le responsable de l’association.
Conditions pour établir notes de frais
Pour être valide et remboursée par l’entreprise, une notes de frais doit respecter trois critères :
- Un lien direct avec l’activité professionnelle : la dépense doit être engagée dans le cadre des missions du salarié.
- Un montant raisonnable : les frais doivent rester proportionnés aux besoins réels.
- Une justification détaillée : le salarié doit fournir une preuve d’achat (facture, ticket de caisse, etc.).
Exemples de frais pouvant être remboursés :
- Repas professionnels : la note de frais doit être accompagnée de la facture du restaurant, mentionnant la date et le montant. Si des invités sont présents, leurs noms et leurs fonctions doivent être inscrits.
Attention : au-delà d’un repas d’affaires par semaine et par salarié, ces frais peuvent être considérés comme un avantage en nature et soumis à cotisations. L’entreprise doit aussi ajuster le solde des titres-restaurants du salarié. - Frais kilométriques : le remboursement peut se faire aux frais réels ou au forfait, en utilisant le barème fiscal. Ces frais couvrent le carburant, l’entretien du véhicule et l’assurance. La note de frais doit préciser le motif et le lieu du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus, les frais de péage et la puissance fiscale du véhicule (justifiée par le certificat d’immatriculation).
- Frais d’hébergement : une entreprise peut prendre en charge l’hébergement d’un salarié si son domicile est situé à plus de 50 km ou si les transports en commun nécessitent plus d’1h30 de trajet. Une facture est obligatoire pour justifier ces dépenses.
À noter : un salarié dispose d’un délai de trois ans pour demander le remboursement de ses frais professionnels, même s’il a quitté l’entreprise. Une bonne gestion de ces dépenses est donc essentielle pour éviter toute réclamation tardive.
Comment établir une notes de frais ?
Aucune règle stricte n’est imposée par la loi pour la rédaction d’une notes de frais. Chaque entreprise peut donc définir son propre modèle, qu’il s’agisse d’un tableau Excel ou d’un logiciel dédié. L’important est d’adopter un format clair et précis.
Cependant, certaines informations sont essentielles et doivent être renseignées avec soin :
- Date de la dépense.
- Nom du salarié (la note est nominative).
- Description de la mission.
- Lieu du déplacement.
- Détails des frais par catégorie (repas, hébergement, transport…).
- Montants engagés.
- TVA applicable.
Le salarié doit obligatoirement joindre les justificatifs (factures, tickets de caisse…).
À noter : L’employeur peut exiger des précisions supplémentaires. Par exemple, si un repas est pris avec un client, il peut demander son nom, l’entreprise et la fonction qu’il occupe afin de vérifier la légitimité de l’invitation et du remboursement.
Comment demander le remboursement d’une notes de frais ?
Le salarié doit formuler une demande pour récupérer les frais engagés dans le cadre de son travail. Cette demande prend la forme d’une notes de frais et suit les procédures internes définies par l’entreprise.
La méthode peut varier :
- Dans les grandes entreprises : un logiciel de gestion permet d’envoyer la demande en ligne, simplifiant ainsi la validation.
- Dans les petites structures : un simple e-mail au service comptable avec les justificatifs suffit.
Dans tous les cas, il est impératif de fournir les pièces justificatives pour que la demande soit acceptée.
Certaines entreprises appliquent des plafonds de remboursement. Par exemple, une limite peut être fixée pour les repas pris au restaurant ou l’hébergement à l’hôtel, avec des montants différents selon que la dépense est réalisée en Île-de-France ou en province.
Bon à savoir : dans des cas exceptionnels, si un justificatif est perdu, un salarié peut rédiger une attestation sur l’honneur pour obtenir son remboursement. Cette attestation doit contenir :
- Son nom, prénom et coordonnées.
- Le motif de la dépense.
- Une déclaration affirmant qu’il connaît les sanctions en cas de fausse attestation.
Vérification et validation du remboursement
Une fois la demande envoyée, l’employeur doit s’assurer que toutes les conditions sont respectées avant d’accorder le remboursement. Cette étape est essentielle, notamment en cas de contrôle fiscal. L’entreprise doit être en mesure de justifier chaque dépense remboursée à ses salariés. À défaut, elle risque un redressement fiscal et des pénalités financières.
À noter : L’employeur a le droit de refuser un remboursement si notes de frais ne respecte pas les critères requis. Cela peut être le cas si la dépense est jugée excessive ou si aucun justificatif valide n’a été fourni.
Comment rembourser une notes de frais à un salarié ?
L’employeur peut choisir entre deux modes de remboursement des notes de frais :
- Le remboursement au forfait : L’entreprise applique des plafonds définis par l’Urssaf et verse une indemnité prédéterminée aux salariés. Si les frais engagés dépassent cette somme, la différence reste à la charge du salarié. Plafonds applicables en 2024 :
- 7,30 € pour un repas pris sur le lieu de travail.10,10 € pour un repas pris en déplacement.20,70 € pour un repas au restaurant imposé par la mission.
- Le remboursement au réel : L’entreprise rembourse exactement les dépenses engagées par le salarié, sous réserve que la note de frais soit conforme aux conditions exigées.
Quelle que soit l’option retenue, celle-ci doit être clairement mentionnée dans le contrat de travail du salarié.
Quel est le régime fiscal des notes de frais ?
- Pour l’entreprise :
- Les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales, tant en cas de remboursement au forfait que de remboursement au réel.
- Elles sont déductibles du résultat imposable, ce qui permet de réduire l’impôt sur les bénéfices.
- Pour le salarié :
- Les remboursements de frais professionnels ne sont pas considérés comme des revenus et ne sont donc pas imposables.
- Toutefois, si l’entreprise rembourse un montant supérieur aux plafonds légaux, cet excédent est assimilé à un avantage en nature, soumis à l’impôt sur le revenu. Il doit être déclaré et sera pris en compte dans le revenu fiscal de référence du foyer.
Comment gérer facilement les notes de frais en entreprise ?
Le traitement des notes de frais est souvent effectué en fin de mois, lors du versement des salaires. Bien qu’aucun délai légal ne soit imposé, l’employeur doit respecter un délai raisonnable pour éviter tout déséquilibre financier pour ses salariés. En cas de dépenses importantes, le salarié peut également demander une avance sur frais.
Les notes de frais représentent souvent un coût significatif pour l’entreprise. Il est donc primordial de mettre en place un processus de validation et de contrôle pour garantir la transparence et éviter les abus.
Astuce : L’utilisation d’un logiciel ou d’une application de gestion des notes de frais peut grandement simplifier le suivi des demandes, accélérer la validation et assurer la conformité aux règles fiscales.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
Les notes de frais doivent être intégrées dans la comptabilité de l’entreprise, généralement dans le journal des achats ou dans un journal comptable dédié.
Étapes pour comptabiliser une note de frais :
- Enregistrer le montant dans le journal des achats.
- Débiter les comptes de charges correspondants.
- Débiter le compte de TVA déductible, si applicable.
- Créditer le compte 467 du salarié pour suivre le remboursement.
Une gestion comptable rigoureuse est essentielle pour assurer la conformité fiscale et éviter tout risque de redressement en cas de contrôle.
La gestion des notes de frais est un aspect essentiel du fonctionnement d’une entreprise. Bien que leur remboursement ne soit soumis à aucune forme imposée par la loi, il doit respecter des règles fiscales et comptables strictes. L’employeur peut opter pour un remboursement au forfait, avec des plafonds définis, ou au réel, selon les dépenses engagées. Dans tous les cas, la transparence et la traçabilité des frais sont primordiales pour éviter tout litige ou contrôle fiscal.
Une bonne organisation interne, l’utilisation de solutions numériques et une politique claire sur les remboursements permettent à l’entreprise d’optimiser la gestion de ces dépenses. De plus, une approche rigoureuse en matière de comptabilisation garantit la conformité aux obligations légales tout en facilitant le suivi budgétaire.
