En tant qu’employeur, vous le savez bien : la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un incontournable. C’est elle qui permet de transmettre chaque mois les informations relatives à vos salariés aux organismes sociaux. Mais comme tout système, la DSN n’est pas sans faille. Des anomalies peuvent se glisser dans vos déclarations, et si elles ne sont pas corrigées à temps, cela peut entraîner des pénalités pour l’entreprise et des conséquences sérieuses pour vos employés, notamment sur leurs droits à la retraite ou à la sécurité sociale.
C’est là qu’entre en jeu la fameuse procédure de fiabilisation des données DSN. Cette procédure, mise en place par un décret du 29 décembre 2023, a pour objectif de vous aider à garantir la précision des informations que vous déclarez. Et si malgré tout, vous ne corrigez pas les anomalies signalées, vous risquez de vous retrouver face à une DSN de substitution. On vous explique tout.
Fiabilisation des données sociales et DSN de substitution
Apprenez comment fiabiliser vos données sociales et comprendre le processus de la DSN de substitution pour garantir la conformité et la sécurisation de vos déclarations sociales en 2025.
Pourquoi la Fiabilisation des Données DSN est Cruciale
La fiabilisation des données DSN, c’est avant tout une question de sécurité et de conformité. En clair, ça veut dire qu’en tant qu’employeur, vous devez vous assurer que les informations que vous envoyez sont exhaustives, cohérentes et conformes. Si des erreurs sont détectées, c’est à vous de les corriger rapidement, sinon, gare aux sanctions.
Pourquoi est-ce aussi important ? Parce que des erreurs dans les DSN peuvent avoir des répercussions importantes sur vos salariés. Par exemple, une erreur dans le montant déclaré pour la retraite peut impacter directement leurs droits à la retraite de base ou complémentaire. Ce n’est donc pas juste une question administrative, mais bien un enjeu qui touche au bien-être et aux droits sociaux de vos employés.
Les Étapes à Suivre pour Fiabiliser Vos Données DSN
Pour éviter les erreurs et les complications, il est essentiel de suivre certaines étapes avant de déposer votre DSN.
| Étape | Ce que vous devez faire |
|---|---|
| Paramétrage des logiciels de paie | Assurez-vous que vos logiciels sont bien configurés (nomenclatures DSN, fiches de paramétrage des organismes collecteurs, etc.). |
| Contrôles préalables au dépôt de la DSN | Utilisez des outils comme DSN-val ou DSN-FPOC pour vérifier qu’il n’y a pas d’anomalies avant de déposer la déclaration. |
| Suivi des comptes rendus métiers (CRM) | Après le dépôt de la DSN, consultez les comptes rendus métiers fournis par les organismes pour voir s’il y a des erreurs. |
| Correction des erreurs | En cas d’anomalies détectées, corrigez-les soit directement dans la paie, soit via une DSN « annule et remplace ». |
Ces étapes sont essentielles pour vous assurer que vos déclarations sont conformes dès le départ et pour éviter les complications à long terme.
Que Se Passe-t-il si Vous Ne Corrigez Pas les Anomalies ?
Si vous ne corrigez pas les anomalies détectées dans les temps, plusieurs étapes peuvent se déclencher :
- Premier avertissement : le CRM de rappel
Si des anomalies sont constatées dans vos DSN et ne sont pas corrigées, vous recevrez un comptes rendus métiers de rappel (CRM). En 2025, ces CRM seront envoyés en mars, pour les erreurs constatées sur l’année 2024. - Un délai de deux mois pour agir
Une fois le CRM de rappel reçu, vous avez un délai de deux mois pour corriger les erreurs. Passé ce délai, si les anomalies ne sont toujours pas résolues, la situation se complique.
DSN de Substitution : La Dernière Étape Avant les Sanctions
Si après plusieurs rappels vous ne corrigez toujours pas les erreurs, l’URSSAF ou la MSA peut intervenir. À partir de mai 2026, une DSN de substitution sera émise en dernier recours pour corriger les erreurs qui affectent les droits des salariés, notamment sur leur retraite.
Qu’est-ce qu’une DSN de substitution ?
La DSN de substitution permet à l’URSSAF (ou la MSA) de corriger directement les anomalies que vous n’auriez pas réglées. Cela concerne principalement les erreurs touchant aux droits à la retraite des employés. Cependant, il est important de noter que ces corrections ne seront pas intégrées dans votre logiciel de paie. Cela signifie que, même si l’organisme a corrigé l’erreur, vous ne disposerez pas des données mises à jour, ce qui peut entraîner des écarts dans vos futures déclarations.
En résumé, la DSN de substitution est une solution de dernier recours. Vous avez tout intérêt à corriger vos erreurs en amont pour éviter que l’URSSAF n’intervienne et ne corrige à votre place.
Comment Éviter les Sanctions Liées aux Anomalies DSN ?
Pour éviter d’en arriver à une DSN de substitution.
| Conseil | Détails |
|---|---|
| Mettre à jour vos logiciels de paie | Assurez-vous que vos logiciels sont à jour et intégrent les dernières nomenclatures et recommandations fournies par l’URSSAF ou la MSA. |
| Former vos équipes RH | Vos équipes doivent maîtriser les subtilités de la DSN et savoir comment corriger rapidement les anomalies signalées. |
| Effectuer des contrôles avant chaque dépôt | Avant de déposer la DSN, vérifiez systématiquement les données via des outils comme DSN-val pour anticiper les erreurs et les corriger en amont. |
| Suivre les CRM mensuels | Consultez les CRM fournis par les organismes après chaque dépôt de DSN pour repérer les éventuelles erreurs le plus tôt possible et agir sans attendre. |
En suivant ces bonnes pratiques, vous éviterez la plupart des erreurs et réduirez considérablement les risques de recevoir une DSN de substitution.
Que Faire en Cas d’Anomalies Persistantes ?
Si malgré vos efforts, des anomalies persistent, pas de panique. Voici ce que vous pouvez faire :
- Prendre contact avec l’URSSAF ou la MSA
Si vous recevez un CRM de rappel et que vous ne comprenez pas bien l’anomalie signalée, n’hésitez pas à contacter directement l’organisme concerné. Ils peuvent vous aider à comprendre le problème et à y remédier. - Contacter votre éditeur de logiciel
Si le problème vient d’une mauvaise configuration de votre logiciel de paie, contactez votre éditeur pour qu’il vous guide dans la résolution du problème. - Corriger les anomalies avant le dépôt suivant
Si vous parvenez à corriger l’erreur avant la date limite du mois suivant, vous pouvez déposer une DSN « annule et remplace » pour éviter que l’anomalie ne soit prise en compte.
Conclusion : La DSN, un Outil à Maîtriser pour Éviter les Problèmes
La Déclaration Sociale Nominative est un outil incontournable pour toutes les entreprises en France, mais elle doit être utilisée avec précaution. La procédure de fiabilisation des données mise en place en 2024 permet d’assurer que les informations déclarées sont exactes et conformes aux attentes des organismes collecteurs. Cependant, si les anomalies ne sont pas corrigées, des sanctions peuvent tomber, notamment sous la forme de DSN de substitution à partir de 2026.
Pour éviter d’en arriver là, suivez les bonnes pratiques que nous avons évoquées, faites des contrôles réguliers, et assurez-vous que vos logiciels et équipes sont bien formés. En agissant de manière proactive, vous protégerez vos salariés et éviterez des complications administratives coûteuses.
