Le prorata temporis, c’est quand on calcule un montant en fonction du temps réellement utilisé. Par exemple, si vous n’occupez un logement que pendant une partie du mois, vous ne paierez que pour ces jours-là. On utilise ce calcul pour ajuster les loyers, salaires ou factures selon la durée d’utilisation.
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Qu’est-ce que le prorata en comptabilité ?
Le terme prorata temporis est essentiel en comptabilité pour comprendre comment les montants sont répartis de manière équitable sur une période définie.
Le prorata temporis, c’est une manière simple et logique d’ajuster un montant en fonction d’une période donnée. Autrement dit, on prend un montant total et on en extrait une partie proportionnelle, calculée selon le temps précisément concerné — que ce soit en jours, mois ou années.
En comptabilité, ce calcul de prorata temporis sert à obtenir un coefficient de répartition, qu’on applique ensuite au montant initial pour ajuster les comptes de façon plus précise.
Voici quelques situations sur lesquelles le prorata est souvent utilisé :
- Pour calculer une annuité sur un crédit, un contrat de location, une prime d’assurance ou un amortissement.
- Pour répartir une épargne ou une charge comptable sur plusieurs périodes.
- Pour déterminer le montant de TVA déductible lorsqu’un bien ou un service est utilisé de manière partielle.
- Pour calculer un loyer quand la location ne couvre pas un mois complet.
Exemple :
Une entreprise signe un bail à partir du 10 du mois. Elle ne paiera pas le loyer entier, mais uniquement la somme correspondant aux jours où elle a effectivement occupé les lieux. C’est cette part ajustée qui est consécration prorata temporis.
Ce mécanisme garantit une juste répartition des coûts, tout en assurant une bonne tenue des comptes, surtout dans les situations qui évoluent dans le temps.
Qu’est-ce qui se calcule au prorata ?
Dès qu’un montant est lié à une période — comme un mois ou une année — on peut appliquer un calcul au prorata temporis. Ce principe s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. Il permet de répartir une somme en fonction du temps réellement concerné.
Voici une vue clair de ce qui peut être ajusté au prorata :
| Éléments concernés | Explication |
|---|---|
| Loyer | Si vous entrez ou partez en cours de mois, vous ne payez que pour les jours concernés. |
| Cotisation d’assurance | En cas de résiliation anticipée, seule la période couverte est facturée. |
| Amortissement | La valeur d’un bien est répartie sur sa durée d’utilisation réelle. |
| Montant d’une mutuelle | En cas de changement de contrat ou d’entrée en cours d’année. |
| Facture | Pour des services partiels ou prestés sur une période incomplète. |
| Salaire | Pour un salarié embauché ou parti en cours de mois. |
| TVA (prorata de déduction) | Ce n’est pas basé sur une période, mais sur un coefficient d’usage du bien ou service pour déterminer la part de TVA récupérable. |
À noter : Le prorata de TVA, en fiscalité, ne suit pas une règle temporelle. Il repose plutôt sur un coefficient de taxation, qui sert à définir la proportion de TVA que l’on peut déduire. Cela dépend notamment de l’usage mixte (pro et perso) de certains biens ou services.
Comment calculer un montant au prorata ?
Pour ajuster une somme au prorata, on utilise souvent une règle de trois simples. L’idée est de prendre le montant total, de le multiplier par le nombre de jours réellement concernés, puis de diviser le tout par la durée prévue initialement.
Formule du prorata temporis :
Prorata = (Montant total × Nombre de jours d’utilisation) ÷ Nombre de jours prévus
Prenons un exemple :
Vous souscrivez une assurance professionnelle à 100 € par mois, mais le contrat débute le 18 du mois. Si ce mois compte 30 jours, vous serez couvert pendant 13 jours.
Le calcul sera donc :
(100 × 13) ÷ 30 = 43,33 €
Résultat : Vous ne paierez que 43,33 € pour ce mois-là, puisque vous n’étiez couvert que partiellement. C’est le principe du prorata — ne payer que pour ce qui a précisément été utilisé ou couvert.
Comment calculer le prorata de TVA ?
Le prorata de TVA ne se base pas sur le temps, mais plutôt sur l’usage réel des biens ou services dans l’activité de l’entreprise. C’est un calcul qui permet à certaines entreprises de récupérer une partie de la TVA qu’elles ont payée, même si elles ne la facturent pas à tous leurs clients.
Ce dispositif concerne uniquement les entreprises qui ont une activité mixte :
- Une partie de leur chiffre d’affaires est soumise à la TVA
- L’autre ne l’est pas du tout
Dans ce cas, elles peuvent déduire la TVA proportionnellement à l’activité soumise. On parle alors de coefficient de déduction.
Formule du prorata de TVA :
Prorata TVA = Coefficient de taxation × Coefficient d’assujettissement × Coefficient d’admission
Voici ce que cela signifie point par point :
| Élément | Définition |
|---|---|
| Coefficient de taxation | Proportion du chiffre d’affaires soumis à la TVA par rapport au chiffre d’affaires total. |
| Coefficient d’assujettissement | Part réelle d’utilisation du bien ou service pour des activités soumises à la TVA (de 0 à 1). |
| Coefficient d’admission | Tiens compte des règles fiscales qui limitent la déduction pour certains biens (logement, carburant, etc.). |
Quelques cas particuliers :
- Si un bien est utilisé exclusivement pour des activités non taxées, le coefficient d’assujettissement est égal à 0.
- S’il est utilisé uniquement pour des activités soumises à TVA, ce coefficient vaut 1
- Pour un usage mixte (professionnel et personnel), on applique un calcul au prorata de l’usage professionnel
Bon à savoir : Même si une entreprise paie de la TVA à ses fournisseurs, elle ne pourra pas toujours tout récupérer. Le calcul du prorata de TVA permet donc de rétablir un équilibre juste, en tenant compte de l’activité réelle de l’entreprise et des règles en vigueur.
Comment appliquer le prorata à un amortissement ?
Quand une entreprise achète un bien amortissable au cours de l’année, elle ne peut pas comptabiliser l’amortissement sur l’année entière. Il faut ainsi ajuster le montant en fonction du temps réel de détention du bien pendant l’exercice comptable. Ce calcul, fait au prorata temporis, permet d’éviter une surestimation de la charge.
Le calcul du prorata s’applique uniquement à la première et à la dernière échéance d’amortissement, car ce sont celles qui ne couvrent pas une période complète.
Le point de départ du calcul change selon la méthode utilisée :
| Méthode d’amortissement | Début de calcul |
|---|---|
| Linéaire | Le jour de la mise en service du bien |
| Dégressif | Le premier jour du mois d’acquisition |
Une fois la date de départ fixée, on applique ensuite la formule classique du prorata :
(Montant annuel × Nombre de jours de détention) ÷ Nombre de jours dans l’année
Exemple : Si une entreprise met en service un ordinateur le 1er septembre, elle ne comptabilisera l’amortissement que pour les quatre derniers mois de l’année, soit environ 1/3 de la valeur annuelle.
Le prorata dans l’amortissement permet à l’entreprise de rester fidèle à la réalité de l’usage du bien. Il évite de gonfler artificiellement les charges et garantit une comptabilité équilibrée.
Appliquer ce calcul au bon moment, avec les bonnes données, c’est s’assurer que l’entreprise respecte les règles fiscales tout en gardant une vision précise de ses actifs.