UGAP : une passerelle simple pour les achats publics

L’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) est une centrale d’achat rattachée au ministère français de l’Économie et des Finances. Elle occupe une place particulière dans le paysage administratif. En effet, grâce à elle, les structures publiques — qu’il s’agisse de collectivités locales, d’hôpitaux, de ministères ou d’établissements scolaires — peuvent se procurer facilement du matériel, des services ou des équipements sans devoir suivre une procédure de marché public habituelle.

En jouant ce rôle d’intermédiaire, l’UGAP simplifie le quotidien des acteurs publics. Elle leur offre un cadre sûr sur le plan juridique, réduit les délais, et leur ouvre l’accès à un large éventail d’options : ordinateurs, voitures, services intellectuels, matériel médical, etc. Une vraie boîte à outils, prête à l’emploi.

Présentation générale de l’UGAP

1. Qu’est-ce que l’UGAP ?

L’Union des Groupements d’Achats Publics, plus connue sous le nom d’UGAP, est la seule centrale d’achat généraliste en France exclusivement tournée vers l’achat public. Elle fonctionne sous la responsabilité du ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, ainsi que du ministère de la Transformation et de la Fonction publiques.

2. Sa mission

L’UGAP a pour objectif de rendre l’achat public plus accessible. Elle propose une offre étendue et directement disponible, permettant à tous les acheteurs publics — collectivités, établissements de santé, écoles, administrations — de répondre rapidement à leurs besoins, tout en restant dans le cadre des règles de la commande publique.

3. Son rôle

Elle fait le lien entre les fournisseurs du secteur privé et les acheteurs publics. En lançant elle-même les appels d’offres et en concluant les contrats, elle libère les entités publiques de cette tâche, leur permettant de commander sans mettre en place leur propre procédure.

4. Son statut juridique

L’UGAP a le statut d’établissement public industriel et commercial (EPIC). Ce double ancrage lui permet de conjuguer mission d’intérêt général et logique économique, puisqu’elle tire ses ressources directement de ses ventes.

Quels types d’achats gère l’UGAP ?

L’UGAP couvre une large gamme de besoins pour les structures publiques, en agissant comme un guichet unique. Son catalogue rassemble des centaines de références regroupées en grands domaines, facilitant l’accès à des biens et services variés sans multiplier les démarches.

1. Matériels et équipements

• Informatique et téléphonie : postes de travail, serveurs, logiciels, périphériques, réseaux, téléphones fixes et mobiles.
• Véhicules : voitures de service, utilitaires, modèles électriques ou hybrides, ainsi que des équipements pour véhicules d’intervention.
• Mobilier : bureaux, sièges, armoires et mobilier adapté aux espaces collectifs.

2. Services

• Solutions numériques : services en ligne (cloud), cybersécurité, développement d’applications, gestion des systèmes.
• Formation : modules en ligne ou formations en présentielles destinées aux professionnels.
• Prestations intellectuelles : missions d’audit, de conseil ou d’assistance à la maîtrise d’ouvrage.

3. Santé et médico-social

• Dispositifs médicaux : mobilier hospitalier, appareils de diagnostic.
• Produits pharmaceutiques : médicaments, matériel médical stérile.
• Services liés à la santé : entretien des équipements médicaux, services de stérilisation.

4. Travaux et maintenance

• Bâtiment et énergie : éclairage public, solutions pour économiser l’énergie.
• Propreté : produits d’entretien, services de nettoyage.
• Sécurité : systèmes de vidéoprotection, dispositifs de contrôle d’accès.

5. Équipements pour collectivités et éducation

• Petite enfance : matériel pour crèches.
• Éducation : outils pédagogiques, fournitures scolaires.
• Activités sportives et loisirs : installations sportives, mobilier pour les espaces publics.

Quels sont les avantages pour les établissements publics ?

L’UGAP séduit de nombreuses structures publiques par la simplicité et l’efficacité de son fonctionnement. Son succès repose sur plusieurs atouts concrets qui facilitent le quotidien des acheteurs publics.

1. Gain de temps et simplification

Les entités publiques n’ont plus besoin de passer par un appel d’offres : tout est déjà cadré par l’UGAP, en totale conformité avec les règles des marchés publics.
Un catalogue en ligne permet de commander directement, ce qui rend les démarches plus rapides et fluides.

2. Sécurité juridique

Les processus appliqués par l’UGAP sont strictement conformes au droit, ce qui réduit les risques de litiges.
Chaque commande est suivie et archivée, ce qui garantit une traçabilité complète et facilite les contrôles.

3. Accès à des solutions innovantes

L’UGAP met régulièrement à jour son offre avec des produits et services à la pointe, notamment dans les secteurs du numérique, de l’énergie propre ou des nouvelles formes de mobilité.

4. Économies d’échelle

Grâce à son poids dans les négociations, l’UGAP obtient des prix avantageux.
Elle permet aussi aux établissements d’éviter des frais cachés comme ceux liés à la rédaction des appels d’offres ou à la gestion administrative des contrats.

5. Accessibilité étendue

Son offre s’adresse à toutes les structures publiques : administrations, écoles, hôpitaux, collectivités, etc., sans distinction.

6. Engagement social et environnemental

L’UGAP met en avant les petites entreprises, les structures de l’économie sociale et solidaire (ESS), et privilégie les produits ayant un faible impact écologique.

Comment fonctionne le processus d’achat via l’UGAP ?

Le système d’achat mis en place par l’UGAP a été pensé pour être clair, rapide et sécurisé. Voici comment il se déroule, étape par étape :

Choix et contractualisation des fournisseurs

L’UGAP commence par lancer des appels d’offres ouverts à tous. Les fournisseurs retenus signent ensuite des contrats pour une durée déterminée, avec des engagements clairs : prix fixes, délais respectés, qualité assurée et conformité aux règles en vigueur.

Mise à disposition de l’offre

Une fois les contrats en place, les produits et services sont intégrés dans un catalogue en ligne, disponible sur le site.
Les acheteurs peuvent consulter les fiches, comparer les options, et sélectionner ce qui leur convient avant de passer commande.

Commande simplifiée

L’établissement public passe commande directement auprès de l’UGAP, sans avoir à publier un marché ou à organiser de mise en concurrence.
Cela peut se faire via la plateforme en ligne ou à l’aide d’un bon de commande traditionnel.

Traitement de la commande

L’UGAP réceptionne la commande, puis la transfère au fournisseur concerné.
Sur le plan juridique, c’est l’UGAP qui reste l’interlocuteur officiel de l’acheteur, ce qui évite toute complication administrative.

Livraison et suivi

Le fournisseur assure la livraison ou la prestation comme prévu.
L’UGAP reste présente pour garantir la qualité du service et intervenir en cas de problème ou de litige.

Facturation

L’UGAP gère elle-même la facturation, ce qui offre un point de contact unique. Même si plusieurs fournisseurs sont impliqués, l’acheteur ne reçoit qu’une seule facture.

Quels types d’établissements peuvent passer par l’UGAP ?

Tous les acheteurs publics peuvent recourir à l’UGAP, sans adhésion préalable ni convention. Voici les grandes catégories concernées :

• Les administrations de l’État : ministères, préfectures, services déconcentrés.
• Les collectivités territoriales : régions, départements, communes, intercommunalités.
• Les établissements publics : écoles, universités, hôpitaux, offices HLM, établissements médico-sociaux.
• Les organismes de Sécurité sociale : caisses d’assurance maladie, allocations familiales, retraites.
• Les groupements d’intérêt public (GIP) et autres structures publiques assimilées.

tout organisme soumis au Code de la commande publique peut acheter via l’UGAP.

Quels sont les fournisseurs ou partenaires de l’UGAP ?

L’UGAP travaille avec une grande diversité de fournisseurs sélectionnés par appel d’offres :

• Grands groupes : comme HP, Renault, Orange, Dell.
• PME et ETI françaises : très présentes, notamment dans l’informatique, les services et le mobilier.
• Acteurs de l’économie sociale et solidaire (ESS) : intégrés dans une logique responsable.

Tous ces fournisseurs sont choisis sur la base de critères stricts (prix, qualité, délais, innovation, développement durable).

Quels sont les défis ou critiques concernant l’UGAP ?

Même si l’UGAP présente de nombreux avantages, elle n’échappe pas à certaines critiques, soulevées aussi bien par des acheteurs publics que par des acteurs du marché.

1. Une offre parfois trop générale

L’un des reproches les plus fréquents concerne le caractère standardisé des produits et services proposés. Pour certains acheteurs, spécialement en milieu rural ou avec des besoins spécifiques, l’offre manque de souplesse et ne répond pas toujours aux réalités locales.

2. Délais de livraison variables

Malgré une procédure allégée, certains produits peuvent mettre du temps à être livrés. Les délais peuvent s’allonger selon le fournisseur retenu, ce qui peut poser un problème pour les structures qui ont des besoins urgents.

3. Peu de marge de manœuvre contractuelle

Les acheteurs publics doivent s’en tenir aux fournisseurs sélectionnés par l’UGAP. Ils ne peuvent pas choisir leur prestataire ni négocier les modalités du marché, ce qui peut générer un sentiment de contrainte.

4. Une concurrence parfois étouffée

Certaines entreprises locales ou régionales regrettent de ne pas pouvoir rivaliser avec les fournisseurs partenaires de l’UGAP. Cela peut nuire à la diversité économique sur certains territoires.

5. Difficulté à évaluer les tarifs

Il n’est pas toujours évident de savoir si les prix proposés par l’UGAP sont compétitifs, surtout lorsqu’il s’agit de prestations complexes ou de solutions personnalisées. La transparence sur ce point peut sembler limitée.

L’UGAP est une centrale d’achat publique incontournable, qui facilite les achats pour les établissements publics grâce à une offre clé en main, fiable et conforme.

Elle soutient l’innovation, les PME et l’achat responsable. Malgré quelques limites (rigidité, délais), elle reste un outil précieux pour des achats efficaces et sécurisés.