Le cahier des charges, c’est juste un document qu’on prépare avant de commencer un projet numérique. Il aide à mettre de l’ordre dans ses idées. On y écrit ce qu’on veut faire, pourquoi c’est important, et comment on pense y arriver.
Si vous créez un site ou une appli, par exemple, ce document vous permet de décrire ce que les gens pourront faire dessus — comme créer un compte, acheter un produit, ou envoyer un message. Il sert aussi à noter les aspects techniques, comme les outils qu’on va utiliser ou les règles à suivre.
- Le cahier des charges fonctionnel : il dit ce que le projet doit permettre, côté utilisateur.
- Le cahier des charges techniques : il explique comment ça va marcher, côté technique.
Ça évite les malentendus, les oublis et les erreurs. Et pour que ce soit plus simple à écrire, on propose un modèle qui sert de base.
Table des matières
C’est quoi exactement un cahier des charges ?
En gros, c’est un document qu’on prépare dès le début d’un projet. Il sert à poser les bases : ce qu’on veut faire, pourquoi, comment, avec quoi, dans quels délais, et pour combien. On y note les besoins, les objectifs, les contraintes, ce qu’on attend comme résultats, et le budget prévu.
Souvent, c’est le chef de projet qui s’en occupe, mais parfois, un prestataire extérieur peut le rédiger aussi.
À quoi ça sert ?
Le cahier des charges, c’est comme une carte. Il permet de :
- Clarifier ses idées et fixer des objectifs précis.
- Déterminer les priorités.
- Donner aux autres les infos pour bien vous accompagner.
- Évaluer combien ça va coûter et combien de temps ça va prendre.
- Préparer un planning réaliste pour gérer l’équipe et les ressources.
C’est donc une vraie base pour piloter et organiser le projet sans s’éparpiller.
Quand faut-il l’écrire ?
Toujours au tout début, avant même que le projet démarre vraiment. Il est essentiel si vous lancez :
- un nouveau produit,
- un partenariat avec un fournisseur,
- ou si vous devez obtenir un budget.
Il aide tout le monde à bien comprendre ce qu’il faut faire, limite les malentendus, et rend la gestion du projet plus fluide.
Il existe deux grands types :
- Le cahier des charges fonctionnel
C’est celui qui pose les grandes lignes. Il décrit les besoins en termes de fonctionnalités, donc ce que le produit ou le service doit permettre de faire. Il sert de base au document technique. - Le cahier des charges techniques
Là, on entre dans le concret. Il transforme les besoins fonctionnels en consignes techniques. Il tient compte des contraintes, du matériel, des logiciels à utiliser, etc. C’est ce document qui guide les développeurs pour qu’ils créent exactement ce qu’il faut.
Souvent, on regroupe les deux dans un seul fichier, mais selon les cas, ils peuvent aussi être séparés.
Comment bien construire le cahier des charges de son projet ?
Étape 1 : Présenter son entreprise
Commencez par une courte présentation de l’entreprise. L’idée, c’est de donner assez d’infos pour que les personnes extérieures (comme des prestataires) comprennent à qui elles ont affaire. Inutile d’écrire un roman. Il suffit de partager ce qui est essentiel pour saisir le sens du projet.
À inclure, par exemple :
- Le secteur dans lequel l’entreprise évolue
- Son activité principale
- Les produits ou services clés
- Sa vision à court, moyen et long terme
- Qui sont les personnes de contact dans le projet
Étape 2 : Décrire le projet
Le contexte
Il faut ici expliquer pourquoi le projet existe :
- Quels besoins il vient résoudre
- D’où viennent ces besoins
- Pour qui ce projet sera utile
On cherche à ce que tout le monde comprenne les enjeux pour mieux s’impliquer. Que ce soit une équipe interne, un partenaire ou un prestataire, cette clarté permet d’aller dans le bon sens.
Exemple :
Vous voulez revoir un logiciel interne de gestion de documents (GED) parce qu’il n’est plus adapté aux besoins des utilisateurs. Voilà le point de départ clair.
Les objectifs du projet
Même si deux projets se ressemblent, leurs buts peuvent être très différents. C’est pour ça qu’il faut prendre le temps d’indiquer les objectifs précis et les résultats que vous attendez. Ça aide à :
- Garder une ligne de conduite cohérente
- Prendre les bonnes décisions au bon moment
La méthode SMART est un bon outil pour ça. Elle permet de vérifier qu’un objectif est :
- Spécifique : bien défini (méthode QQOQCP — Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi)
- Mesurable : chiffré ou quantifiable
- Atteignable : en fonction des moyens disponibles
- Réaliste : pertinent par rapport au contexte
- Temporellement défini : avec des délais précis et un planning
Étape 3 : Bien décrire à qui s’adresse le projet
Vous avez dit plus tôt à qui était destiné le projet, mais parfois, ça vaut le coup de creuser un peu plus. Plus vous êtes précis sur votre cible, plus vos chances de la toucher sont grandes. Ce n’est pas toujours simple à faire, mais ça rend le travail beaucoup plus pertinent.
Si le projet vise vos clients, pensez à créer un persona marketing : un profil fictif de votre client idéal. Mettez autant d’infos que possible :
- Prénom, âge, métier, situation familiale
- Revenu moyen
- Ce qu’il aime, ses centres d’intérêt
- Ce qui l’ennuie, ce qu’il cherche à résoudre
- Comment il parle, les mots qu’il utilise souvent
Pour trouver ces infos :
- Discutez avec vos clients
- Analysez les données de vos prospects
- Lisez des forums avec lesquels ils s’expriment
- Ajoutez des questions sur vos formulaires de contact
Un exemple complet est disponible dans un article avec un modèle téléchargeable si besoin.
Étape 4 : Regarder ce que font les autres (la concurrence)
Selon votre projet, cette étape peut être optionnelle. Mais si vous montez un site, par exemple, elle devient presque indispensable. Pour bien se positionner, il faut connaître ses concurrents. Notez les infos essentielles sur eux dans votre cahier des charges.
Ensuite, vous pouvez décider :
- Soit de proposer quelque chose de vraiment nouveau
- Soit de faire mieux que ce qui existe déjà
Posez-vous les bonnes questions :
- Qui sont vos concurrents directs et indirects ?
- En quoi sont-ils bons ?
- Où sont-ils moins bons ?
- Comment ils se positionnent ?
- Qu’est-ce qui vous rend différent ?
Étape 5 : Définir les éléments visuels du projet
Si votre projet est digital (site, appli…), cette étape est super utile :
- Soit vous avez déjà une charte graphique : mentionnez les éléments essentiels
- Soit vous partez de zéro : précisez dans quel esprit vous voulez la construire
Pensez à inclure :
- Logo
- Typo
- Couleurs
- Illustrations, icônes…
Étape 6 : Mentionner le budget
Même une estimation approximative du budget est utile. Ça aide les prestataires à préparer leur devis. Mais attention : ne sous-estimez rien. Le budget doit couvrir ce qui est prévu maintenant, mais aussi ce qui pourrait évoluer plus tard (ex : mise à jour du site, maintenance…).
Étape 7 : Fixer un calendrier réaliste
Indiquez une date de livraison finale pour le projet. Soyez honnête sur le temps que chaque étape va prendre. Il vaut mieux prévoir un peu plus de temps que d’être pressé et déçu.
Astuce : cette date pourra apparaître sur les devis ou les factures, et donc avoir une valeur contractuelle. Pour les longs projets, posez des jalons, avec des étapes intermédiaires et des dates clés. Un diagramme de Gantt peut être très utile ici.
Étape 8 : Lister les besoins fonctionnels
Dans cette partie, vous notez ce que le projet va permettre de faire concrètement. C’est ça, les « fonctionnalités ».
Plus vous êtes clair et précis ici, moins il y aura d’ambiguïtés. Les résultats seront plus proches de ce que vous attendez.
Pour chaque fonctionnalité, indiquez :
- Son nom
- Son but
- À qui elle s’adresse
- Une description simple
- Les petites sous-fonctionnalités
- Les règles ou contraintes
- Son importance dans le projet
Pour ne rien oublier, certaines équipes utilisent une méthode appelée impact mapping. Elle aide à répondre à ces questions :
- Quel est le but principal ?
- Qui est concerné ?
- De quoi ces personnes ont besoin ?
- Quelles fonctionnalités peuvent y répondre ?
Étape 9 : Décrire les aspects techniques du projet
Les spécifications techniques, c’est le pendant concret des spécifications fonctionnelles. Si la partie fonctionnelle explique ce que le produit va permettre de faire, la partie technique décrit comment il va le faire, de manière très pratique.
L’objectif ici, c’est de détailler les contraintes et les choix techniques qui vont guider la réalisation du projet. Vous pouvez aussi préciser les méthodes de travail ou les outils que vous préférez utiliser.
Voici quelques éléments à inclure :
- Les moyens de paiement à intégrer
- La solution d’hébergement envisagée
- L’architecture des serveurs
- Le CMS ou la plateforme choisie
- Les outils de gestion et d’administration
- Les contraintes liées aux intégrations
- Les langages de programmation à utiliser
- La sécurité des données
- La gestion de la maintenance ou des mises à jour
- Les besoins en migration de données
- La compatibilité avec les navigateurs ou appareils
Étape 10 : Ajouter des annexes utiles
Pour finir votre cahier des charges, pensez à joindre tous les éléments visuels ou complémentaires qui peuvent aider à mieux comprendre votre projet ou à préparer sa réalisation.
Par exemple :
- Des wireframes (croquis simples de pages)
- Des maquettes ou mock-ups (versions visuelles du projet)
- Des schémas
- Des premiers brouillons
Astuce : utiliser une plateforme de gestion de projet comme monday.com peut vraiment vous simplifier la vie. Cet outil personnalisable permet de suivre toutes les infos clés du projet : priorités, délais, budget, ressources. Et surtout, tout le monde peut y accéder facilement. Résultat ? Une meilleure coordination et plus de clarté dès la rédaction du cahier des charges.
Un cahier des charges clair, mais souple : penser agile dès le départ
Écrire un cahier des charges, c’est un excellent point de départ. Ça pose le cadre, ça aide à réfléchir, à mettre de l’ordre dans ses besoins, à fixer des objectifs concrets. Et surtout, ça permet à toutes les personnes impliquées dans le projet — internes ou externes — de comprendre ce qu’on attend d’elles et de prendre des décisions en connaissance de cause.
Mais dans la vraie vie, tout ne reste pas figé. Un projet peut évoluer, parfois même assez vite. De nouveaux besoins peuvent apparaître, des contraintes extérieures peuvent surgir, ou certains points peuvent s’avérer flous une fois sur le terrain.
C’est pour ça qu’il est utile d’adopter une approche agile. Travailler en mode agile permet de créer une version fonctionnelle du produit assez tôt, même si elle n’est pas encore parfaite. Cette version peut ensuite être testée, améliorée, ajustée. Le cahier des charges, lui, devient un document vivant : on l’adapte au fur et à mesure de l’avancée du projet.
En combinant structure et flexibilité, on avance mieux, plus vite, et avec moins d’erreurs.
1. Un cahier des charges, c’est quoi ?
Un document qui résume les besoins, objectifs, contraintes et délais d’un projet.
2. Peut-on le modifier après coup ?
Oui, surtout avec une méthode agile qui permet des ajustements en cours de route.
3. Faut-il un cahier des charges pour un petit projet ?
Oui, même simplifié, il évite les oublis et les malentendus.
4. C’est quoi la méthode agile ?
Un mode de travail qui avance par étapes, avec des versions testables et des améliorations continues.
