Quels sont les éléments obligatoires sur une fiche de paie ?

Le bulletin de paie est un document essentiel dans la relation entre employeur et salarié. En France, sa rédaction est encadrée par le Code du travail, notamment l’article L3243-2, complété par les articles R3243-1 à R3243-4. Voilà les éléments obligatoires que doit nécessairement comporter une fiche de paie.

Les éléments obligatoires sur une fiche de paie

Identité des parties sur une fiche de paie

Informations concernant l’employeur

Pour assurer la légitimité et la traçabilité du bulletin de paie, les éléments suivants doivent impérativement apparaître :

• Nom ou raison sociale de l’entreprise
• Adresse complète du siège social
• Code APE ou NAF, qui décrit l’activité principale exercée
• Numéro SIRET, composé de 14 chiffres, permettant d’identifier précisément l’établissement
• Identité de l’établissement employeur, si elle diffère du siège social

Informations liées au salarié

Chaque salarié doit pouvoir se reconnaître sur son bulletin de paie grâce aux mentions suivantes :

• Nom et prénom
• Poste occupé ou intitulé de la fonction
• Position dans la grille de classification conventionnelle : cela inclut le niveau, l’échelon ou encore le coefficient hiérarchique
• Nom de la convention collective de branche, si elle s’applique au contrat de travail

Ces éléments assurent que le bulletin est bien personnalisé, conforme à la réglementation et compréhensible pour le salarié concerné.

Période et temps de travail

Période de paie

Le bulletin de salaire doit toujours préciser la période durant laquelle le travail a été effectué et payé. On y retrouve :

• Date de début de la période concernée
• Date de fin de cette même période

En général, cela correspond à un mois civil complet (ex. : du 1ᵉʳ au 30 juin 2025), mais certaines entreprises peuvent suivre un autre calendrier.

Temps de travail effectué

Le temps de travail est affiché de façon détaillée pour refléter précisément ce qui a été accompli ou décompté durant la période. Voici ce qui doit apparaître :

Heures de travail

• Total des heures réellement effectuées pendant la période
• Répartition de ces heures :
  • Heures dites « normales » (exemple : 151,67 heures pour un temps plein à 35 h/semaine)
  • Heures supplémentaires, avec indication du taux de majoration utilisé (ex. : 25 %, 50 %…)

Autres types de temps pris en compte

• Absences : maladie, congés sans solde, jours de grève
• Congés payés : ce qui a été gagné, pris et ce qu’il reste
• Jours fériés : payés ou non
• Repos : jours de récupération ou RTT

Modalités particulières

• Taux horaire ou base mensuelle utilisée pour calculer le salaire
• Nombre de jours travaillés si le salarié est sous un forfait jours

Rémunération

Salaire de base

Le salaire de base est le montant brut versé en contrepartie du travail effectué durant la période. Il est calculé de deux façons, selon le type de contrat :

• Pour un salarié payé à l’heure :
  → Taux horaire x nombre d’heures travaillées
• Pour un salarié mensualisé :
  → Salaire fixe mensuel, indépendamment du nombre de jours ouvrés

Heures supplémentaires ou complémentaires

Toute heure réalisée au-delà du temps de travail habituel doit apparaître de manière claire. Les éléments suivants sont requis :

• Nombre total d’heures supplémentaires effectuées
• Taux de majoration appliqué (25 %, 50 %, etc.)
• Montant brut versé pour ces heures

Primes et indemnités

Les primes et indemnités doivent être séparées et identifiées avec précision. Le bulletin doit faire apparaître :

• Primes prévues par le contrat : ancienneté, ponctualité, résultats…
• Primes exceptionnelles : prime de fin d’année, 13ᵉ mois…
• Indemnités spécifiques : repas, transport, panier, astreinte
• Majoration d’heures spécifiques : travail de nuit, dimanches, jours fériés…

Avantages en nature

Certains avantages ne sont pas versés en argent, mais doivent quand même être valorisés et ajoutés au brut :

• Logement mis à disposition
• Véhicule de fonction
• Repas fournis par l’employeur

Total brut

En fin de section, la fiche doit afficher :

• Le montant total brut, c’est-à-dire la somme de toutes les rémunérations : salaire de base, heures supplémentaires, primes, indemnités et avantages en nature
• Ce total brut est la base utilisée pour calculer les cotisations sociales

Cotisations sociales

Principe général

Sur chaque fiche de paie, les cotisations sociales sont présentées de manière claire. Elles couvrent la protection du salarié et du système social. Il faut toujours distinguer :

• Part salariale : prélevée directement sur le salaire brut
• Part patronale : payée par l’employeur, en supplément du salaire brut

Ces montants sont versés à différents organismes en fonction du type de couverture (santé, retraite, chômage…).

Catégories de cotisations obligatoires

1. Santé

• Assurance maladie, maternité, invalidité, décès
• Complémentaire santé obligatoire (mutuelle de l’entreprise)

2. Accidents du travail et maladies professionnelles

• Cotisation intégralement prise en charge par l’employeur

3. Retraite

• Retraite de base (CNAV)
• Retraite complémentaire (Agirc-Arrco)

4. Famille

• Allocations familiales, uniquement à la charge de l’employeur

5. Chômage

• Assurance chômage (Unédic)
• Cotisation AGS (garantie contre les salaires impayés)

6. Autres contributions

• Contribution solidarité autonomie
• Contribution à la formation professionnelle
• Taxe d’apprentissage (si applicable)

Présentation sur la fiche de paie

Depuis la réforme du « bulletin de paie clarifié », les cotisations sont regroupées par grandes fonctions sociales pour faciliter la lecture :

• Sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, décès)
• Chômage
• Retraite complémentaire obligatoire
• Et autres catégories si nécessaire

Chaque ligne affiche :

• Le nom de la cotisation
• L’assiette de calcul (souvent le salaire brut)
• Le taux utilisé
• La part salariale
• La part patronale

Mentions à ne pas oublier

• Montant total des exonérations ou des réductions de charges (ex. : réduction Fillon)
• Total global des cotisations et des contributions payées (salarié + employeur)

Net à payer

Définition

Le net à payer est le montant final que le salarié reçoit sur son compte à la fin du mois. C’est ce qui reste après déduction de toutes les cotisations sociales et du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu. En d’autres termes, c’est la somme réellement disponible pour le salarié.

Mentions obligatoires sur le bulletin de paie

1. Net à payer avant impôt

Il s’agit du salaire net après déduction des charges sociales, mais avant l’impôt sur le revenu.
Ce montant est aussi appelé « net imposable », car il sert de base pour le calcul du prélèvement à la source.

2. Impôt sur le revenu prélevé à la source

L’impôt doit être présenté de manière claire et lisible. Le bulletin doit indiquer :

• La mention exacte : « Impôt sur le revenu prélevé à la source »
• Le taux d’imposition appliqué
• Le montant retenu pour l’impôt ce mois-là

3. Net à payer en euros

C’est le montant exactement versé au salarié après déduction de l’impôt.
Il peut être présenté comme suit :
→ Net à payer en euros
Ce montant est celui qui figure sur le virement bancaire ou sur le moyen de paiement choisi.

Mentions complémentaires possibles

Certaines entreprises ajoutent à titre informatif :

• Le mode de paiement : virement bancaire, chèque, espèces
• La date effective du paiement

Mentions légales obligatoires

Mentions exigées par le Code du travail

Certaines informations doivent impérativement apparaître sur une fiche de paie pour respecter la réglementation. D’autres, bien que non obligatoires, sont fortement recommandées.

1. Convention collective applicable

Le bulletin doit indiquer la convention collective régissant les conditions de travail du salarié ou de l’entreprise.
Exemple typique :
→ Convention collective nationale des bureaux d’études techniques (Syntec)

2. Informations cumulées sur l’année

Même si la loi ne l’impose pas strictement, il est d’usage d’inclure des cumuls, utiles pour le suivi :

• Salaire brut cumulé depuis le début de l’année
• Total des cotisations versées
• Congés payés : nombre de jours acquis, pris, restants

3. Date effective de paiement

Il faut mentionner la date précise à laquelle le salaire est ou sera versé au salarié. Cette information donne de la transparence et permet un suivi clair.

4. Référence informative

Le bulletin doit aussi inclure un lien ou une mention officielle pour que le salarié puisse comprendre les détails du document.
Formulation souvent utilisée :
→ Pour mieux comprendre votre bulletin de paie, consultez le site service-public.fr

5. Mentions spécifiques en cas d’activité partielle ou d’arrêt

• Si le salarié est en activité partielle (chômage partiel) : le nombre d’heures indemnisées doit être précisé
• En cas d’arrêt maladie : les indemnités journalières doivent figurer clairement

6. Mentions liées au prélèvement à la source

Cette partie doit préciser :

• Le type de taux appliqué : personnalisé ou standard
• Le montant prélevé pour l’impôt sur le revenu
• Et la base de calcul utilisée pour ce prélèvement

Autres mentions possibles (mais non obligatoires)

Pourquoi ces informations sont ajoutées

Même si le Code du travail ne les impose pas, plusieurs entreprises choisissent d’ajouter des mentions supplémentaires. Leur but ? Rendre la fiche de paie plus claire ou répondre à des besoins internes. Cela peut aussi simplifier certaines démarches pour le salarié.

Mentions fréquemment ajoutées

1. Coordonnées des organismes sociaux

• Nom et adresse de la mutuelle, de la caisse de retraite complémentaire ou de l’URSSAF
• Pratique pour les salariés s’ils doivent faire une réclamation ou entamer une démarche administrative

2. Solde de tout compte

• En cas de départ de l’entreprise, la fiche peut indiquer le solde final :
  • Indemnités de congés payés
  • Indemnité de rupture (licenciement, départ volontaire…)
• Doit aussi préciser le dernier jour travaillé

3. Numéro de sécurité sociale

• Ce numéro peut apparaître même s’il n’est pas obligatoire
• Il aide à identifier rapidement le salarié dans les démarches sociales ou fiscales

4. Informations bancaires

• RIB du salarié : parfois présent dans les bulletins internes
• Mode de paiement du salaire : virement, chèque, espèces…

5. Détail des congés payés

• Informations mensuelles sur les jours acquis, pris et restants
• Améliore la transparence pour le salarié

6. Cumul annuel du net à payer

• Montant total perçu depuis le début de l’année
• Utile pour les déclarations fiscales, ou pour vérifier ses revenus sur une période donnée