Le bulletin de paie 2025

Le bulletin de paie est un document obligatoire remis à chaque salarié lors du versement de son salaire. Il récapitule les montants versés, les cotisations sociales, les retenues, et les informations liées à l’emploi. Depuis 2023, il doit inclure le montant net social.

En 2025, de nouveaux formats, une remise électronique et des recours en cas d’erreur sont prévus.

Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de paie ?

Le bulletin de paie n’est pas un simple reçu. C’est un document légal très encadré qui doit contenir plusieurs informations précises fixées par le Code du travail (article R. 3243-1). Voici ce qu’un employeur est tenu d’y faire figurer :

• Identité de l’employeur : nom, adresse, et éventuellement le nom de l’établissement auquel le salarié est rattaché.
• Données d’identification de l’entreprise : numéro SIRET, code APE ou NAF, et numéro d’inscription au répertoire national.
• Références juridiques : convention collective applicable ou à défaut, références au Code du travail (durée des congés, délais de préavis).
• Données du salarié : nom, emploi occupé, classification (niveau ou coefficient hiérarchique).
• Temps de travail : période couverte, heures normales et supplémentaires, taux appliqués, forfaits s’il y en a, et base de calcul du salaire si ce n’est pas la durée du travail.
• Accessoires de salaire : montants et nature (primes, pourboires, indemnités…).
• Salaire brut : montant total avant déductions.
• Cotisations : détails des cotisations patronales et salariales (assiette, taux, montants).
• Autres versements et retenues : frais de transport, remboursements…
• Impôt à la source : base, taux et montant prélevé, plus ce que le salarié aurait perçu sans ce prélèvement.
• Montant net social : obligatoire depuis janvier 2024 (décret du 28 décembre 2023).
• Salaire net à verser : ce que le salarié reçoit effectivement.
• Date de paiement : quand le salaire est payé.
• Congés payés : périodes prises et indemnités associées.
• Exonérations et allégements : montants totaux des exonérations de cotisations sociales.
• Coût total employeur : somme du salaire brut et des cotisations patronales, après déductions.
• Lien d’information : mention du site www.service-public.fr pour plus de renseignements.

En cas d’activité partielle, doivent être ajoutées :

• Le nombre d’heures indemnisées.
• Le taux de calcul de l’indemnité.
• Les montants versés.

Depuis le 1er juillet 2023, un nouveau modèle de bulletin s’applique, défini par l’arrêté du 25 février 2016. Toutefois, jusqu’au 1er janvier 2026, il est encore possible d’utiliser le format prévu par l’arrêté du 31 janvier 2023. Le site du ministère et le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) donnent plus de détails sur ces changements.

Enfin, la prime de partage de la valeur (PPV) — ou les deux primes autorisées par an depuis la loi du 29 novembre 2023 — doit figurer clairement sur une ligne à part dans le bulletin de paie du mois du versement. Le total net (salaire + prime) doit être indiqué de manière transparente.

Documents liés au bulletin de paie et règles de remise

Peu importe la taille de l’entreprise, certains documents doivent être annexés au bulletin de paie. Par exemple, si le salarié bénéficie de repos compensateurs ou de contreparties obligatoires en repos, un document joint doit indiquer le nombre d’heures disponibles. Quand ce total atteint sept heures, une mention doit préciser que le salarié peut prendre son repos et qu’il a un délai de deux mois pour le faire.

Dans les cas où les salariés d’un même atelier ou service ont des horaires différents de ceux affichés collectivement, un relevé individuel est établi chaque mois. Ce document, dont une copie est annexée à la fiche de paie, précise les heures réellement effectuées, comme l’exige l’article D. 3171-12 du Code du travail.

Le bulletin de paie doit aussi comporter une mention visible conseillant au salarié de le garder sans limitation de durée. Par exemple : « Ce bulletin est à conserver sans limitation de durée ». De son côté, l’employeur est tenu de conserver un double (ou une version électronique) pendant cinq ans. Pour les bulletins électroniques, l’employeur doit garantir leur accès au salarié durant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans.

Clés issues de l’intéressement ou de la participation sont indiquées sur une fiche distincte, qui respecte les règles des articles D. 3313-9 et D. 3323-16. Cette fiche peut aussi être remise de façon électronique, sauf refus du salarié.

Mentions interdites

Certaines informations ne doivent jamais apparaître sur une fiche de paie. C’est le cas de tout ce qui concerne :

• La grève : si un salarié fait grève, le bulletin ne mentionnera pas ce droit. Seule l’expression « absence non rémunérée » est autorisée.
• L’activité syndicale ou de représentation : les heures de délégation sont comptées dans le temps de travail classique et ne doivent pas être signalées de manière distincte.

Conditions de remise

Le bulletin doit être remis en même temps que le salaire. Cela peut se faire :

• En main propre,
• Par courrier,
• Ou par voie électronique.

L’employeur ne peut pas exiger de signature ou d’accusé de réception, à part celui qui prouve que le salarié a bien perçu le montant net mentionné.

Ignorer les règles liées au bulletin de paie expose l’employeur à une amende de 3e classe. En cas de non-remise, il peut même être accusé de travail dissimulé.

Cas particuliers

Si l’employeur utilise des outils de simplification comme le TESE, le chèque emploi-service universel ou le chèque emploi associatif, les modalités de remise peuvent différer.

Enfin, pour les contrats saisonniers de moins d’un mois, un seul bulletin de paie est émis.

Remise électronique du bulletin de paie : ce qu’il faut savoir

Oui, un bulletin de paie peut être remis sous format électronique, à condition que le salarié ne s’y oppose pas. L’employeur doit garantir que le document reste accessible, confidentiel et intégral, et qu’il soit disponible via le compte personnel d’activité (CPA).

Information et consentement du salarié

L’employeur doit prévenir le salarié au moins un mois à l’avance (ou dès l’embauche) s’il choisit de passer à la version électronique. Cette information doit être transmise avec une preuve de date (par exemple : mail avec accusé de réception, lettre recommandée, remise en main propre contre signature…). Le salarié peut refuser à tout moment, avant ou après la première fiche dématérialisée. Ce refus doit aussi être daté, et prend effet au plus tard trois mois après notification.

Accès aux bulletins électroniques

L’employeur a deux obligations pour garantir la disponibilité des bulletins :

• Pendant 50 ans,
• Ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans.

Si le prestataire chargé de conserver les bulletins cesse son activité, ou si l’employeur arrête lui-même la conservation, les utilisateurs doivent être informés trois mois à l’avance pour pouvoir récupérer leurs documents. Ces bulletins doivent être facilement récupérables, sans manipulations compliquées, et dans un format simple et standard.

Droit à contester

Accepter un bulletin de paie sans émettre de réserves ne signifie pas que le salarié renonce à ses droits. Il peut toujours réclamer le paiement d’un salaire ou corriger une erreur. Même s’il a signé ou reçu la fiche, il a trois ans pour agir, à partir du moment où il a eu connaissance de l’erreur. Ce délai reste valable après une rupture du contrat, et peut être interrompu par la saisine du conseil de prud’hommes, même s’il n’est pas compétent.

En cas de litige, c’est à l’employeur de prouver qu’il a bien payé le salaire, à l’aide de documents comptables. Pour mémoire, un arrêt de la Cour de cassation du 29 mars 2023 illustre cette règle.

Enfin, le salarié doit garder ses bulletins sans limite de durée. Cette mention doit apparaître clairement sur chaque fiche. L’employeur, de son côté, doit les conserver au moins cinq ans, même s’ils sont stockés numériquement, à condition que ce support offre des garanties de contrôle comparables à celles du papier.